納品書を送ってほしいときの依頼メール例文3つ｜初回依頼・再送・原本送付

納品は終わっているのに納品書が届かず、「こちらから送ってほしいとお願いしてよいのか」「どこまで具体的に書けば失礼にならないか」「再送や紙原本の依頼はどう分けるか」で止まりやすいことがあります。特に月末処理、検収前の確認、経理提出の締切が近い場面では、急ぎたい一方で相手を責めない書き方が必要です。

この記事は、納品書をメールで送る側の記事 ではなく、受け取る側が「送ってほしい」と依頼する側の文例に絞っています。納品書そのものの役割を先に確認したい場合は 納品書とは？必要項目・書き方・請求書との違い、見積から納品・請求までの流れを整理したい場合は 見積から請求までの流れ6ステップ を先に見ると判断しやすくなります。

• 依頼メールでは「どの案件の納品書か」「いつまでに必要か」「PDFなのか原本なのか」を最初に明確にする
• 行き違いの可能性に触れ、相手の発送状況確認をお願いする形にすると角が立ちにくい
• 再送や再発行をお願いするときは、納品日・納品書番号・修正理由を短く添える
• 発注書や注文請書のやり取りが絡む案件は、注文請書とは？ も合わせて見ておくと、どの段階の書類が不足しているか整理しやすい

結論：依頼メールは「対象案件・必要期限・行き違い配慮」の3点を先にそろえる

この3点がそろうと、相手は「何の件か」「急ぎ度はどれくらいか」「どの形式で出せばよいか」をメールだけで把握しやすくなります。

依頼メールを書く前に確認したいこと

• 対象はどの案件・どの納品日・どの品目か
• 必要なのはPDFなのか、紙原本なのか、両方なのか
• 自社の締切はいつで、その前にどこまで受領したいのか
• すでに送付済みの可能性があるか、迷惑メール・共有アドレス・社内転送で止まっていないか

公開されている practitioner 記事でも、請求書の送付依頼では「希望期限」と「行き違いへの配慮」を先に書く流れが共通で、納品書の再発行依頼では「対象書類・納品日・理由」を短く添える形が中心です。相手を急かすより、確認しやすい情報を先に渡す方が動いてもらいやすくなります。

初回依頼で使いやすい件名と本文の例

件名の例

• 納品書ご送付のお願い（〇〇案件）
• 【確認】〇月〇日納品分 納品書送付のお願い
• △△案件 納品書ご共有のお願い

本文例
株式会社〇〇
△△部　□□様

いつもお世話になっております。株式会社△△の（氏名）です。

〇月〇日にご納品いただいた「△△案件」につきまして、弊社内の確認用に納品書をお願いしたくご連絡いたしました。

現時点で弊社では受領を確認できておらず、もし未送付でしたら PDF にてご共有いただけますと幸いです。
行き違いですでにご送付済みでしたら失礼いたしました。

対象案件：△△案件
納品日：2026年〇月〇日
希望受領日：2026年〇月〇日

お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。

初回依頼では、責任追及ではなく「自社で未受領を確認できていないので、ご状況を確認いただけますか」という温度感にすると、相手も確認しやすくなります。納品後に請求へ進む順番も一緒に整理したい場合は、見積から請求までの流れ6ステップ を先に見ておくと、どの書類をどの順で求めるべきか判断しやすくなります。

再送・再発行をお願いするときの例

メールが届いていなかった、添付ファイルが開けなかった、社内保存の過程で紛失した、といったケースでは「再送」なのか「再発行」なのかを分けて伝えます。内容に変更がないなら再送、記載修正や再作成が必要なら再発行のお願いにします。

件名の例

• 【再送のお願い】納品書ご送付について
• 納品書再発行のお願い（〇月〇日納品分）
• 【確認】納品書PDF再送のお願い

本文例（再送）
株式会社〇〇
△△部　□□様

いつもお世話になっております。株式会社△△の（氏名）です。

先日ご共有いただいた納品書につきまして、弊社側で添付ファイルを確認できなかったため、恐れ入りますが再送をお願いできますでしょうか。

対象案件：△△案件
納品日：2026年〇月〇日
納品書番号：DN-202607-01（分かる場合）

内容自体に変更がない場合は、同じPDFを再送いただければ問題ございません。
行き違いですでに再送済みでしたらご容赦ください。

お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

本文例（再発行）
株式会社〇〇
△△部　□□様

いつもお世話になっております。株式会社△△の（氏名）です。

〇月〇日納品分の納品書につきまして、弊社保管分を紛失してしまったため、可能でしたら再発行をご相談したくご連絡いたしました。

対象案件：△△案件
納品日：2026年〇月〇日
必要書類：納品書PDF（または原本）

ご多忙のところ恐縮ですが、ご対応可否をご確認いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。

再送は「同じ内容をもう一度送ってほしい」依頼、再発行は「もう一度作ってほしい・最新版を発行してほしい」依頼です。相手の手間が違うので、理由を一言添える方が誤解を防げます。

PDFはあるが紙原本も必要なときの依頼例

相手からPDFは届いているものの、社内ルールや取引先提出の都合で紙原本も必要になることがあります。この場合は「PDFは受領済みであること」と「原本が必要な理由・送付先」を分けて伝えると、追加依頼だと分かりやすくなります。

• 納品書原本ご送付のお願い
• 納品書原本郵送のお願い（PDF受領済み）
• 【原本依頼】〇〇案件 納品書について

本文例
株式会社〇〇
△△部　□□様

いつもお世話になっております。株式会社△△の（氏名）です。

先日、納品書PDFをご共有いただきありがとうございました。
弊社内の保管手続きの都合により、恐れ入りますが紙の原本もご送付いただけますでしょうか。

対象案件：△△案件
納品日：2026年〇月〇日
送付先：〒000-0000 東京都〇〇区…
希望到着日：2026年〇月〇日

PDFは受領済みのため、今回は原本のみで問題ございません。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

原本依頼では、相手が「PDFも再送する必要があるのか」を迷いやすいので、「今回は原本のみで問題ない」と一文入れておくとやり取りが増えにくくなります。

依頼メールに入れておきたい項目チェックリスト

• 案件名または注文番号
• 納品日、対象品目、数量など相手が照合しやすい情報
• 必要書類が PDF か原本か、その両方か
• 希望受領日または社内締切
• 行き違いで送付済みの可能性への配慮
• 再送・再発行なら、その理由
• 原本依頼なら送付先住所と宛名

納品書だけでなく注文書・注文請書との前後関係まで曖昧な案件では、注文請書とは？ を合わせて見ておくと、どの書類を誰に頼むのが正しいか整理しやすくなります。

よくある質問

どこまで催促してよいですか？

まずは未着確認の温度で依頼し、希望受領日を明記するのが基本です。期日が迫っている場合でも、最初から強い督促表現にするより、「〇日までに必要なためご状況をご確認いただけますと幸いです」と伝える方が受け入れられやすいです。

納品書番号が分からなくても依頼できますか？

できます。案件名、納品日、品目、発注書番号など、相手が特定しやすい情報を代わりに入れてください。番号があるなら添えた方が速い、という位置づけで考えると十分です。

メールだけで依頼して大丈夫ですか？

通常は問題ありませんが、急ぎの場合や取引先ルールが厳しい場合は、先に電話やチャットで一報を入れ、その後に記録が残るメールを送る方が確実です。送付側の文面を確認したい場合は 納品書をメールで送るときの例文 も合わせて見ると、相手が何を返しやすいか想像しやすくなります。

参考

• MakeLeaps「請求書送付の依頼メールはどのように書く？文例と書き方のポイント」
• INVOY「納品書再発行とは？依頼方法から法律対応まで解説」
• 弥生「納品書送付時のメール添付について解説！メール文例や注意点も紹介」

見積・発注・納品・請求の案件名や書類の流れを同じ情報でそろえておくと、納品書の依頼も短く伝えやすくなります。育つ見積の見積・納品書・請求書の作成フロー なら、前の書類から案件情報を引き継ぎながら確認しやすくなります。

まとめ

• 納品書を送ってほしいときは、対象案件、必要期限、PDFか原本かを先に明確にする
• 初回依頼では未着確認、再送依頼では再送理由、原本依頼では送付先と必要理由を分けて伝える
• 行き違いへの配慮を一文入れると、相手を責めずに依頼しやすい
• 納品書番号がなくても、案件名や納品日など照合しやすい情報があれば依頼できる
• 送付側の文面や全体の書類フローを合わせて見ておくと、依頼メールも短く整理しやすい