取引先から見積書が届いたあと、「まず受け取ったとだけ返すべきか」「そのまま発注してよいか」「今回は見送るときはどう書くか」で止まりやすいことがあります。返信が遅いと相手は届いているか判断できず、逆に早すぎても社内確認前に曖昧な約束をしてしまいがちです。
この記事では、見積書送付メールを受け取った側の返信に絞って、受領確認・発注・お断りの3ケースを整理します。見積書を送る側の件名や本文を先に整えたい場合は 見積書をメール送付するときの例文3つ を、見積後に発注書をどう残すかを確認したい場合は 発注書とは？ を先に見ると流れをつかみやすくなります。
- 24時間以内に「受領した」「いつ返答するか」だけでも返す
- 発注するなら、承諾だけで終わらせず発注内容や添付書類を明記する
- 見送るときは感謝を先に置き、理由は簡潔に伝える
- 相手が次に何を確認すればよいか分かる件名・期限・連絡先をそろえる
結論：返信は「受領確認」「発注」「見送り」で分ける
| 場面 | 先に伝えること | 件名で分かるようにすること | 特に入れたい情報 |
|---|---|---|---|
| 受領確認のみ | 受け取ったこと、正式回答の予定日 | 見積書への返信であること | 案件名、返答予定日、確認中である旨 |
| 発注・承諾 | 提示条件で進めたいこと、必要なら発注書添付 | 発注または承諾であること | 対象案件、数量や範囲、納期、発注書の有無 |
| 見送り | 感謝、見送り判断、簡潔な理由 | 結果連絡であること | 予算・納期などの理由、今後の余地 |
見積書の返信メールは、長文にするより「今どの状態か」を先に見せる方が伝わりやすくなります。件名、本文冒頭、返信期限の3点がそろうと、相手は案件を止めずに次の判断へ進めます。
返信前に決めておきたい4点
- 見積金額、対象範囲、納期に社内認識のズレがないか
- 受領確認だけ返すのか、その場で発注まで進めるのか
- 発注書や注文番号など、メール以外に添えるものがあるか
- 見送る場合、理由をどこまで伝えるか
まだ判断が固まっていなくても、見積書の受領確認だけは早めに返した方が実務は止まりにくくなります。全体の順番を先に整理したいときは 見積から請求までの流れ6ステップ も合わせて確認してください。
受領確認だけ先に返すメール例
社内精査が必要で、まだ承諾や発注を決められないときの返し方です。ここで大事なのは「受け取りました」で終わらせず、いつまでに正式回答するかを入れることです。
件名の例
- 見積書受領のご連絡（〇〇案件）
- お見積書受領のご連絡と回答予定日について
- 見積書につきまして（受領のご報告）
本文例
株式会社〇〇
△△様
いつもお世話になっております。株式会社□□の（氏名）です。
先日は「〇〇案件」のお見積書をご送付いただき、ありがとうございました。
内容を受領いたしました。現在社内で確認しており、2026年〇月〇日までに正式なご返答を差し上げます。
もし先に確認しておきたい点がございましたら、本メールへご返信ください。
何卒よろしくお願いいたします。
受領確認だけ返すときは、費用や条件の結論を急いで書かない方が安全です。見積書を送る側の件名・本文とそろえて読みたい場合は 送付メール側の例文 を合わせると、往復の文面が整います。
発注・承諾で返信するメール例
提示条件で進める場合は、「お願いします」だけで済ませず、どの案件をどの条件で進めるかをメール本文に残します。発注書を別添するなら、メール本文にもその旨を明記します。
件名の例
- 【発注のお願い】〇〇案件のお見積書につきまして
- お見積書の件（発注のご連絡）
- 〇〇案件 発注のご連絡
本文例
株式会社〇〇
△△様
いつもお世話になっております。株式会社□□の（氏名）です。
お見積書をご送付いただき、ありがとうございました。
社内確認の結果、いただいた条件にて正式に進行をお願いしたく、ご連絡いたしました。
対象案件：〇〇案件
ご提示金額：〇〇円（税込）
希望納期：2026年〇月〇日
発注書を別途PDFで添付しておりますので、ご確認をお願いいたします。
内容に相違がありましたら、ご一報ください。
何卒よろしくお願いいたします。
発注書を使う場合は、メールだけで承諾を済ませるより後から確認しやすくなります。発注書をどの場面で使うか迷う場合は 発注書とは？、受注側の確認書類まで見たい場合は 注文請書とは？ を確認してください。
見送るときのメール例
見送り連絡は後回しにすると、相手が手配を進めてしまうことがあります。断るときほど早めに返し、感謝を先に置きつつ理由は簡潔にまとめる方が関係を崩しにくくなります。
件名の例
- 見積書のお礼と結果のご連絡
- お見積書の件（ご連絡）
- 〇〇案件 お見積りのお礼
本文例
株式会社〇〇
△△様
いつもお世話になっております。株式会社□□の（氏名）です。
このたびはお見積書をご送付いただき、誠にありがとうございました。
社内で内容を検討いたしました結果、誠に恐縮ではございますが、今回は見送らせていただくこととなりました。
理由といたしましては、今回は予算と納期の条件が当社の計画と合わなかったためです。
せっかくご提案をいただいたにもかかわらず申し訳ございません。
また別の案件でご相談させていただく際は、どうぞよろしくお願いいたします。
見送り理由は「今回は予算が合わなかった」「納期が合わなかった」など、自社都合として短く伝える形で十分です。相見積もりでも、他社名や比較条件を細かく書かない方が無難です。
返信メールに入れておきたい項目チェックリスト
- 案件名または見積書を特定できる件名
- 受領確認か、発注か、見送りかの状態
- 正式回答日または返信期限
- 発注するなら数量・範囲・納期・添付書類
- 見送るなら感謝と簡潔な理由
- 問い合わせ先の担当者名と連絡先
見積書と請求書の役割差を前提に整理したい場合は 見積書と請求書の違い も役立ちます。
よくある質問
まだ発注を決められないときも返信した方がよいですか？
はい。受領確認と正式回答予定日だけでも先に返した方が、相手を待たせたままにせず済みます。判断に時間がかかるなら、その期限を本文で明示してください。
発注するなら発注書は必ず添付した方がよいですか？
小規模案件ではメール返信だけで進むこともありますが、条件や納期を後から確認しやすくするため、発注書や注文番号を残せるならその方が安全です。
見送り理由はどこまで詳しく書くべきですか？
長く説明する必要はありません。感謝を伝えたうえで、予算・納期・社内方針などの自社都合を簡潔に書く形で十分です。他社比較の詳細までは出さない方が無難です。
参考
- マネーフォワード クラウド請求書「見積書の送付メールに対する返信は？文例とポイントを解説」
- バクラク「見積もり決定メールの書き方は？発注する場合や断る場合などの文例を紹介！」
- 弥生株式会社「見積書の断り方は？断る際のマナーやメールでの例文をご紹介」
前後の書類もまとめて整えるなら
見積書の送付から返信、発注、請求までを案件単位で追いやすくしたい場合は、育つ見積 も選択肢になります。
まとめ
- 見積書への返信は、受領確認・発注・見送りの3ケースで分ける
- 判断保留でも24時間以内に受領確認と返答予定日を返す
- 発注時は案件名、条件、納期、添付書類を本文に残す
- 見送り時は感謝を先に置き、理由は簡潔に伝える
- 件名、状態、期限がそろうと相手が次の対応へ進みやすい
