請求書をメールで送るときは、請求書本体の内容だけでなく、件名、本文、添付PDF名がそろっているかで相手先の経理処理スピードが変わります。件名が曖昧だったり、添付名が「invoice.pdf」のままだったりすると、社内転送や後日の照合で止まりやすくなります。
迷いやすいのは「請求書はメールで送ってよいか」「本文にどこまで書くか」「原本郵送や再送のときに何を変えるか」の3点です。この記事では、初回送付・原本郵送あり・再送や差し替えの3ケースに分けて、そのまま使える例文と送付前チェックを初心者向けに整理します。
- 件名には「請求書」であること、請求月、案件名を先に入れる
- 本文では、添付したこと、請求番号、請求金額、支払期限を短くそろえる
- メールでPDFを送った後の控え保存まで含めて運用を決める
請求書本体の必要項目を先に確認したい場合は 請求書の書き方 を、宛名や支払期限の表記で迷う場合は 請求書の宛名 と 請求書の支払期限 を先に開いておくと、本文に何を書くか決めやすくなります。
結論：請求書送付メールは「件名・添付・支払期限」の3点を先にそろえる
| 場面 | 件名に入れるもの | 本文で必ず触れるもの | PDF名の扱い |
|---|---|---|---|
| 初回送付 | 請求月、案件名、自社名 | 送付目的、請求番号、請求金額、支払期限 | 請求月と案件名が分かる名前にする |
| 原本も郵送する | 請求書送付であること、原本郵送の案内 | PDF添付、原本発送日、到着見込み | PDF版と紙原本が同じ請求番号だと照合しやすい |
| 再送・差し替え | 再送なのか、修正版なのか | 再送理由、旧版との差し替え有無、最新版の扱い | 同一内容なら同じ名前、修正版なら版を付ける |
まずこの3点をそろえると、相手は「どの案件の請求か」「いつまでに処理すべきか」「前回との違いはあるか」をメールだけで把握しやすくなります。
請求書をメールで送る前に確認する3点
- 請求書をメール送付してよいか、原本郵送が必要か
- 請求番号、請求月、支払期限が相手先の管理単位と合うか
- 送付後のPDF控えを自社で保存できるか
国税庁は、電子メールで請求書や領収書などのPDFデータを送付した場合、その電子データが電子取引データ保存の対象になると案内しています。送る前に「送付方法」だけでなく「控えの残し方」まで決めておくと、後から慌てにくくなります。
見積承認から請求までの流れ全体を整理したい場合は、見積から請求までの流れ6ステップ を合わせて確認してください。見積書と請求書の役割を先に分けておきたい場合は、見積書と請求書の違い が出発点になります。
初回送付で使いやすい件名と本文の例
件名の例
- 【請求書送付】2026年7月分請求書 / 株式会社〇〇
- 【請求書】Web制作費ご請求のご案内 / 株式会社〇〇
- 〇〇案件 請求書送付のご連絡
件名は「請求書であること」と「何月分または何の案件か」が先に見える形にします。自社名まで入れると、取引先が検索するときにも見つけやすくなります。
本文例
株式会社△△
〇〇様
いつもお世話になっております。株式会社〇〇の□□です。
2026年7月分の請求書をPDFにてお送りします。添付ファイルをご確認ください。
請求番号：INV-202607-01
請求内容：Webサイト保守運用費
ご請求金額：110,000円（税込）
お支払い期限：2026年8月31日
添付ファイル：202607_請求書_株式会社〇〇_INV-202607-01.pdf
内容にご不明点がございましたらご連絡ください。よろしくお願いいたします。
本文では、請求番号、請求内容、請求金額、支払期限が入っていると、相手側で照合しやすくなります。請求書本体の項目が先に固まっていない場合は、請求書の書き方 で本体の記入順を先にそろえてください。
原本も郵送する場合の件名と本文の例
取引先ルールで紙の原本も必要な場合は、PDF添付と原本発送を同じメールで明記します。相手が「先に支払処理を始めてよいか」を判断しやすくなります。
- 【請求書送付】PDF添付 + 原本郵送のご案内
- 【請求書】7月分ご請求書送付（原本別送）
- 〇〇案件 請求書送付と原本郵送のご連絡
本文例
株式会社△△
〇〇様
いつもお世話になっております。株式会社〇〇の□□です。
2026年7月分の請求書をPDFにてお送りします。あわせて本日、請求書原本を郵送いたしました。
請求番号：INV-202607-01
ご請求金額：110,000円（税込）
お支払い期限：2026年8月31日
添付ファイル：202607_請求書_株式会社〇〇_INV-202607-01.pdf
原本は数日中に到着見込みです。先にPDFで確認いただき、相違があればご連絡ください。よろしくお願いいたします。
「PDFを見て支払処理を進めてよいか」「原本到着後の確認が必要か」は取引先ごとに運用が違うため、事前合意を取っておくと差し戻しを減らしやすくなります。
再送・差し替えで使う件名と本文の例
再送と修正版は同じに見えますが、相手に伝えるべきことが違います。同じ内容をもう一度送るだけなのか、内容自体を更新したのかを、件名と本文の両方で分けてください。
- 【再送】7月分請求書のご案内
- 【修正版請求書】7月分ご請求書（差し替えのお願い）
- 〇〇案件 請求書再送のご連絡
本文例（同一内容の再送）
株式会社△△
〇〇様
いつもお世話になっております。株式会社〇〇の□□です。
先ほどお送りした請求書メールについて、添付ファイルを再送いたします。内容は前回送付分と同一です。
請求番号：INV-202607-01
前回送付：2026年7月31日 10:15
添付ファイル：202607_請求書_株式会社〇〇_INV-202607-01.pdf
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
本文例（修正版の差し替え）
株式会社△△
〇〇様
いつもお世話になっております。株式会社〇〇の□□です。
先ほどお送りした請求書について、但し書きと金額内訳を修正した最新版をお送りします。お手数ですが、添付の修正版へ差し替えてご利用ください。
請求番号：INV-202607-01 rev02
主な修正点：内訳行の表記修正、送料の反映
添付ファイル：202607_請求書_株式会社〇〇_INV-202607-01_rev02.pdf
ご不明点がございましたらご連絡ください。よろしくお願いいたします。
内容が変わるなら、ファイル名、請求番号、または版管理のどこかで旧版と区別できるようにします。見積との差額説明まで必要なら、見積書と請求書の金額が違うときの確認順 を先に確認しておくと整理しやすくなります。
添付PDF名は「請求月_書類名_会社名_請求番号」を基本にする
- 基本形：
202607_請求書_株式会社〇〇_INV-202607-01.pdf - 原本別送あり：
202607_請求書_株式会社〇〇_INV-202607-01.pdf - 修正版：
202607_請求書_株式会社〇〇_INV-202607-01_rev02.pdf
「invoice.pdf」「7月請求.pdf」だけだと、相手先の保存先で別案件と混ざりやすくなります。請求月、会社名、請求番号まで入れておくと、再送や原本照合の説明もしやすくなります。
送付前チェックリスト
- 件名に「請求書送付」「再送」「修正版」など状態が入っているか
- 添付したPDFが最新版で、請求番号とファイル名が一致しているか
- 本文に請求番号、請求金額、支払期限、添付ファイル名が入っているか
- 送信先アドレス、CC、原本郵送の要否に誤りがないか
- 送付後のPDF控えを保存するフォルダ名や命名ルールが決まっているか
請求書の支払期限だけを先に見直したい場合は 請求書の支払期限の決め方、宛名と敬称の書き方を確認したい場合は 請求書の宛名 を送付前の最終確認に使ってください。
よくある質問
メール本文に金額まで書いた方がよいですか？
必須ではありませんが、請求番号、請求金額、支払期限まで短く入れておくと、相手先がメール一覧から処理しやすくなります。詳細な明細は添付PDF側で確認してもらう前提にすると、本文が長くなりすぎません。
ZIPやパスワードは必須ですか？
一律ではありません。取引先の受領ルール、自社の情報管理方針、添付容量制限に合わせて決めてください。まずは誤送信防止、宛先確認、最新版の添付徹底を優先した方が、実務では効果が出やすいです。
見積書から請求書へ移すとき、どこを見直すべきですか？
案件名、宛名、支払期限、金額差分、請求明細の有無を見直します。1枚にまとめてよいか迷う場合は 見積書と請求書を一緒にしていい？ も確認してください。
見積書の作成、送付履歴の管理、請求書への引き継ぎまでまとめて整えたい場合は、育つ見積の見積書・請求書作成フローを使うと、見積の最新版と請求書への引き継ぎを同じ流れで追いやすくなります。
参考
まとめ
- 請求書送付メールは、件名、本文、添付PDF名をセットで整える
- 初回送付、原本郵送あり、再送や修正版では伝えるべき状態が違う
- 請求番号、請求金額、支払期限を本文へ短く入れると照合しやすい
- メール送付後のPDF控え保存まで含めて運用を決める
- 見積から請求へ進む案件は、同じ案件名と番号ルールでそろえると管理しやすい
