納品書とは？必要項目・書き方・請求書との違い｜納品書兼請求書の判断ポイント

納品書と商品の数量を照合し、チェック欄へ記入する担当者の手元 初心者ガイド
2026.06.13

納品書とは、何をいつ納めたかを相手に確認してもらうための書類です。請求書のように支払いを依頼する書類ではなく、まずは納品内容・数量・対象範囲をそろえて伝える役割があります。

迷いやすいのは、納品書を毎回分けるべきか、納品書兼請求書にまとめてもよいか、インボイス対応でどこまで書けばよいかの3点です。この記事では、通常の納品書でそろえたい項目と、インボイスとして必要な項目を分けて整理し、最後に送付前チェックまでまとめます。

最初に結論

  • 納品書は「何を納めたか」を確認してもらう書類です。
  • 請求書は「いくらをいつまでに支払ってほしいか」を伝える書類です。
  • 納品書をインボイスとして使うなら、登録番号、取引年月日、取引内容、税率別金額、消費税額、交付先名称まで漏れなく残します。
  • 納品書と請求書を2枚に分けるなら、番号・案件名・対象期間をそろえて、同じ取引だと分かる形にします。

あわせて読みたい関連記事

納品書とは？役割と出すタイミング

納品書は、商品やサービスを提供した時点で、相手に内容確認してもらうための書類です。国税庁は、必要事項がそろっていれば請求書に限らず納品書などもインボイスになり得ると案内しています。一方で、実務上の役割は請求書と同じではなく、まずは「何を納めたか」を伝えることが中心です。

書類 出すタイミング 主な役割 先に確認したいこと
納品書 納品時・役務提供完了時 納品内容、数量、対象範囲を確認してもらう どの納品・案件に対応するかが第三者にも分かるか
請求書 納品後・検収後 支払額、支払期限、振込先を正式に伝える 支払い条件や税率別金額が確定しているか

商品の発送や複数回の役務提供のように、あとで「どこまで納品済みか」を確認し直す可能性がある取引では、納品書を分けておくと止まりにくくなります。逆に、単発で内容も金額も確定していて、相手先も1枚処理に慣れているなら、納品書兼請求書の運用が選ばれることもあります。

先に分ける：通常の納品書でそろえたい項目と、インボイスとして必要な項目

タイトルに「必要項目」とあっても、実務上よく入れる項目と、インボイスとして仕入税額控除に関わる必須項目は分けて考えた方が安全です。

項目 通常の納品書でそろえたい理由 インボイスとして使うときの扱い
宛先（会社名・担当者名） 誰宛ての納品かを明確にするため 交付先の氏名または名称として必要
発行者名・所在地・連絡先 問い合わせ先と発行主体を示すため 発行者の氏名または名称が必要
登録番号 通常運用では省略されることもある インボイスとして使うなら必要
取引年月日・納品日 いつ納めたか、いつ完了したかを示すため 取引年月日として必要
品名・数量・単価・金額 何をどれだけ納めたかを確認するため 取引内容として必要。軽減税率対象ならその旨も残す
税率別合計・消費税額 通常の納品書では省略されることもある インボイスとして使うなら必要
納品書番号・案件名・対象期間 請求書や検収資料とひも付けやすくするため 法定の記載事項そのものではないが、複数書類運用では実質必須
支払期限・振込先 納品書だけでは通常は不要 納品書兼請求書にするなら明記する

国税庁のNo.6625 適格請求書等の記載事項では、納品書等に必要な記載事項として、発行者名と登録番号、取引年月日、取引内容、税率別の対価と適用税率、税率別の消費税額、交付先名称が整理されています。

見積書側で先にそろえる項目は、見積書の項目一覧・必須項目12個で確認できます。見積書、納品書、請求書で共通する欄を合わせると、転記漏れを減らせます。

納品書の書き方3ステップ

  1. 何を納めたかを明確にする
    品名、数量、単位、対象範囲を「社内では分かる」ではなく、相手先の経理や現場担当が見ても分かる粒度でそろえます。
  2. 請求書や見積書とひも付く情報をそろえる
    案件名、注文番号、納品書番号、対象期間を合わせておくと、月末請求や検収待ちでも追いやすくなります。
  3. 支払い依頼情報をどちらに置くか決める
    支払期限や振込先は請求書に寄せるのか、納品書兼請求書にまとめるのかを先に決めて、書類の役割を混ぜすぎないようにします。

納品書の単価欄や小計欄をどう置くかは運用次第ですが、インボイスとして使う予定があるなら、税率別合計と消費税額まで見える形に寄せておく方が後戻りしにくくなります。実務ガイドとしては、弥生の納品書の書き方・作り方が、通常運用で入れやすい項目をまとめています。

納品書と請求書の違いを2分で整理

比較軸 納品書 請求書
目的 納品内容・完了範囲の確認 支払い依頼
出す順番 納品時 納品後・検収後
特に大事な欄 納品日、品名、数量、対象範囲、納品番号 請求日、税率別金額、消費税額、支払期限、振込先
止まりやすい原因 何を納めたかが曖昧 支払条件や税額が曖昧
一緒に使う場面 検収・月締め請求・複数納品 納品確認後に請求を確定するとき

3種類の全体像までまとめて確認したい場合は、見積書・納品書・請求書の違いを先に見ると、どの段階の書類で迷っているか切り分けやすくなります。

納品書兼請求書にしてよい場面

納品書兼請求書は、内容確認と支払い依頼を1枚で済ませる運用です。ただし、相手先の処理フローまで含めて判断しないと、かえって止まりやすくなります。

まとめやすい場面 分けた方が安全な場面
単発案件で、納品内容と請求額が同時に確定する 複数回の納品を月末にまとめて請求する
相手先も1枚処理に慣れている 現場確認と経理承認が別部署で行われる
支払期限や振込先まで同じ書類で伝えたい 検収後に金額が変わる可能性がある

1枚運用にするなら、納品書の体裁のままでも、支払期限・振込先・登録番号・税率別金額・消費税額まで載せて、請求書の役割を欠かさないことが前提です。

インボイス対応で迷いやすい2パターン

国税庁のインボイス制度についてでは、必要事項がそろっていれば納品書もインボイスになり得ると案内されています。さらに、インボイスQ&A 問67では、納品書と請求書のような複数書類でも、相互の関連が明確なら全体で要件を満たせる考え方が示されています。

  1. 納品書単独でインボイスにする
    登録番号、取引年月日、取引内容、税率別金額、消費税額、交付先名称まで納品書側にそろえます。
  2. 納品書と請求書の2枚で補完する
    納品書番号や案件名を請求書にも載せて、同じ取引だとすぐ分かるようにします。どちらか片方にしかない情報が何かを、社内で説明できる状態にしておくと安全です。

送付前チェックリスト

  • 納品内容、数量、対象範囲が第三者にも分かる表現になっているか
  • 納品日と請求対象期間がずれていないか
  • 請求書と分ける場合、番号・案件名・対象期間が一致しているか
  • 納品書兼請求書にする場合、支払期限・振込先・税率別金額まで載っているか
  • インボイスとして保存してもらう想定なら、登録番号と税率別消費税額が抜けていないか

見積書から納品書・請求書へ同じ明細を何度も入力したくない方へ。育つ見積の書類作成フローなら、見積書を作ったあとに発注書・納品書・請求書へ変換し、同じ内容を入力し直す手間を減らせます。

よくある質問

納品書は必ず発行しないといけませんか？

まずは相手先の確認フロー次第です。納品確認や検収が入る取引では分けた方が安全ですが、単発で1枚処理に慣れている取引では、納品書兼請求書の運用が選ばれることもあります。

納品書に支払期限は書くべきですか？

納品書だけで運用するなら必須ではありません。支払い依頼まで1枚で済ませる納品書兼請求書にするなら、支払期限と振込先を明記します。支払期限の書き方だけ先に確認したい場合は、請求書の支払期限はどう書く？も参考になります。

納品書と請求書を別々に送るときのコツはありますか？

番号、案件名、対象期間をそろえて、メール件名やPDF名も同じ単位で管理することです。相手先が後から見返したときに、どの納品書がどの請求書に対応するか迷わない状態を先に作っておくと、差し戻しを防ぎやすくなります。

無料テンプレと関連ガイド

まとめ

  • 納品書は、何を納めたかを確認してもらう書類です。
  • 請求書は支払い依頼の書類なので、役割を混ぜるなら納品書兼請求書として必要項目を追加します。
  • インボイス対応では、納品書単独でも、請求書との組み合わせでも要件を満たせますが、書類同士の関連が明確であることが前提です。
タイトルとURLをコピーしました