納品書の封筒の書き方｜「納品書在中」の記載・送付状・郵送時の信書の注意点

納品書を郵送するときは、相手が原本を求めているのか、納品物に同梱するのか別送するのか、どの郵便サービスなら扱えるのかを先に整理すると迷いません。

特に納品書は、日本郵便の案内では「請求書の類」の例として扱われており、独立した書類として送る場合は信書に当たる前提で考えるのが安全です。この記事では、封筒の書き方、送付状、郵送方法の選び方、同梱するときの注意点までまとめて確認します。

先に確認したいチェックリスト

• 取引先が「PDFで可」か「紙の原本が必要」かを確認する
• 納品物に同梱するのか、書類だけを別送するのかを決める
• 納品書の控えを社内に残す
• 封筒に宛名、差出人、必要に応じて「納品書在中」を記載する
• 追跡や引受記録が必要なら、特定記録や書留を検討する

結論｜迷ったら「原本要否」と「信書扱い」を先に確認する

納品書の郵送で判断を誤りやすいのは、「商品と一緒に送るから荷物便でよいはず」と考えてしまう場面です。実務では、納品物に添える簡単な無封の添え状で足りるのか、独立した納品書そのものを送るのかで扱いが変わります。

取引先が原本提出を求めているなら、まずは信書を扱える郵便系サービスで送る前提に寄せるのが安全です。判断が微妙なときは、封筒と見本を持って差出局へ事前確認しておくと差し戻しを防げます。

判断を整理する早見表

納品書を郵送するのはどんなとき？

1. 取引先が紙の原本を求めているとき

建設、製造、卸、医療周辺などでは、納品書を検収書類の一部として紙で受け取りたい取引先があります。PDF送付で運用している先も増えていますが、原本が必要かどうかは相手の経理・購買ルール次第です。

2. 納品物と書類の到着タイミングを合わせたいとき

商品本体は宅配便で送り、納品書だけ後日郵送する運用だと、受領側で照合作業が増えることがあります。納品タイミングを優先するなら、同梱で足りるのか、別送の方が確実なのかを先に決めておくと混乱を避けられます。

3. 検収や支払の起点を紙で残したいとき

「納品書受領後◯日で支払」といった取引では、郵送日や受領確認を残したいことがあります。こうした場合は、普通郵便だけで済ませず、引受記録が残る方法を選ぶと社内説明もしやすくなります。

納品物に同梱するときと別送するときの違い

納品物に同梱するとき

日本郵便の案内では、荷物便では信書を送れない一方で、送付物に関する無封の添え状や送り状は同封できるとされています。実務上は、商品に添える簡単な案内で足りるのか、独立した納品書を同封するのかで解釈が分かれやすいため、運用を固定する前に差出局へ確認するのが安全です。

書類だけを別送するとき

納品書だけを単独で送るなら、信書を送れる郵便物として扱う前提で準備します。宅配便やクリックポストで「書類だけを送る」運用にしてしまうと、差出時の確認で想定どおり出せないことがあります。

どちらにするか迷ったら

次の順番で決めると整理しやすいです。
1. 取引先が紙原本を求めるか確認する
2. 商品と一緒に見せたい簡易案内か、独立した納品書かを切り分ける
3. 迷う場合は差出局に見本を持ち込んで確認する

納品書を送る郵送方法の選び方

なお、ゆうパック・ゆうメール・ゆうパケット・クリックポストでは、独立した信書は送れません。商品配送と書類配送をまとめたいときほど、どの扱いになるのかを先に確認しておくのが重要です。

封筒の書き方

表面

宛先は通常のビジネス郵便と同じです。会社名、部署名、担当者名を省略せずに書き、必要なら赤字やスタンプで「納品書在中」と添えます。開封時に書類の目的が分かるため、社内での仕分けが早くなります。

例：
〒100-0000
東京都千代田区◯◯1-2-3
株式会社サンプル 経理部 御中
納品書在中

裏面

差出人の郵便番号、住所、会社名、連絡先を記載します。取引先から返送や確認連絡が入る可能性があるため、部署名や担当者名まで入れておくと実務的です。

封筒サイズと折り方

• A4を1枚から数枚送るなら、三つ折りで入る長形3号が定番
• 折りたくない、押印済み原本をきれいに保ちたいなら角形2号を検討する
• 送付状も同封するなら、書類枚数に応じて封筒厚みを確認する
• 折り方を統一し、開いたときに書類順が分かるように並べる

取引先が社印や角印の見え方を気にする場合は、折り目が文字や押印にかからないレイアウトにしておくと安心です。

送付状は付けるべき？

必須ではありませんが、書類だけを別送するときは送付状を1枚添えると受け手が判断しやすくなります。特に、納品物と別便で送るときや、複数書類を同封するときは有効です。

送付状のシンプルな例

件名：納品書送付のご案内

拝啓　平素よりお世話になっております。
下記のとおり納品書をお送りいたしますので、ご確認をお願いいたします。

記
書類名：納品書 1通
対象案件：◯◯案件
納品日：2026年7月24日

ご不明点がございましたらご連絡ください。
敬具

送付状には、案件名、納品日、同封点数だけでも入れておくと、受け手が書類を照合しやすくなります。

送る前の注意点

• 納品日、品名、数量、金額など、納品書の記載内容に誤りがないか確認する
• 取引先名、部署名、担当者名の表記ゆれをなくす
• 控えデータかコピーを自社に残す
• 重要案件では、差出日と追跡番号を案件メモに残す
• 商品同梱と別送のどちらにしたかを社内で統一する

FAQ

納品書はクリックポストで送れますか？

独立した納品書を送る前提ならおすすめしません。日本郵便の案内では、クリックポストは信書を送れないサービスに含まれています。

商品に納品書を入れるだけなら問題ありませんか？

送付物に関する無封の添え状や送り状は同封できる案内がありますが、独立した納品書として扱うかどうかはケースで迷いやすい部分です。判断が分かれそうなら差出局に確認してください。

追跡だけ残したいときは何を選べばいいですか？

引受記録と追跡を残したいだけなら、特定記録が使いやすい選択肢です。受領印まで必要なら簡易書留や一般書留も検討します。

大量発送なら何が楽ですか？

発送件数が多いなら、日本郵便のWebレターを検討できます。納品書のように宛先ごとに内容が異なる郵便も扱えますが、封筒は所定のものになるため、自社封筒指定はできません。

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参考情報

• 信書に該当するものを教えてください｜日本郵便
• 信書の送付について｜日本郵便
• ゆうパックで信書は送れますか？｜日本郵便
• 特定記録｜日本郵便
• Webレター｜日本郵便
• Webレターを自社の封筒で発送することはできますか？｜日本郵便

まとめ

納品書の郵送方法で迷ったら、まずは原本が必要か、納品物に同梱するのか別送するのか、信書を扱える方法かの3点を確認しましょう。封筒や送付状の体裁よりも先に、この切り分けができているかどうかが実務ミスを減らします。

紙運用が必要な取引先では、普通郵便だけでなく特定記録や書留を使う判断も有効です。大量発送や作業省力化が必要なら、Webレターのような発送代行も選択肢に入ります。