請求書は送ったのに支払期限を過ぎても入金が確認できず、「どのタイミングで連絡するか」「最初から強く書かない方がよいのか」「何回目で期限を切るべきか」で止まりやすいことがあります。特に月末処理や外注費の支払い確認では、急ぎつつも相手との関係を悪くしない書き方が必要です。
この記事は、請求書を送る側のメール例文 ではなく、請求書送付後に入金確認ができないときの確認・催促メールに絞っています。支払期限の決め方を先に整理したい場合は 請求書の支払期限はどう書く？、請求書自体に訂正や差し替えが必要な場合は 請求書を間違えたらどう訂正する？ を先に見ておくと判断しやすくなります。
- 初回は「未入金の断定」より「ご確認のお願い」の温度で送る
- 2回目は前回連絡日と支払期限を明記し、再確認しやすい形にする
- 最終確認では返信期限や相談してほしい点を先に示し、急に強い文言へ飛ばない
- 請求書番号、金額、支払期限、振込先、行き違いへの配慮を毎回そろえる
結論：催促メールは「初回確認 → やわらかい再通知 → 最終確認」で温度を上げる
| 場面 | 件名の例 | 本文で先に伝えること | 特に入れたい情報 |
|---|---|---|---|
| 初回確認 | 【ご確認】〇月分ご請求のお支払いについて | 入金未確認であること、行き違いの可能性、確認依頼 | 請求書番号、金額、支払期限、振込先 |
| やわらかい再通知 | 【再確認】ご請求のお支払い状況について | 前回連絡日、その後も未確認であること、返信希望 | 前回連絡日、再確認したい期限、支払予定日の相談 |
| 最終確認 | 【ご対応確認】未入金分のお支払いについて | 返信期限、未対応時に相談したいこと、電話連絡予定の有無 | 返信期限、社内締切、担当窓口 |
いきなり強い督促表現にするより、まずは確認、次に再通知、最後に「いつまでに返答がほしいか」を明確にする方が、相手にも対応余地を渡しながら進めやすくなります。
催促メールを送る前に自社側で確認したいこと
- 請求書自体は送付済みか、宛先・添付漏れ・迷惑メール振り分けに問題がないか
- 支払期限はいつで、社内では何日遅れとして扱っているか
- 銀行反映のタイムラグや、別名義入金の可能性がないか
- 請求書番号、案件名、金額、振込先情報をすぐ再掲できるか
- 請求書内容に訂正が必要な可能性がないか
公開されている実務ガイドでも、初回連絡は支払期日の翌日から数日以内に事務的な件名とやわらかい表現で送り、請求書番号・金額・振込先を明記する流れが共通です。再通知では前回連絡日と現時点の未入金状況、最終確認では返信期限を添える形が中心でした。
初回確認メールの例
件名の例
- 【ご確認】〇月分ご請求のお支払いについて
- 〇〇案件 お支払い状況ご確認のお願い
- 【ご確認】請求書 No.1234 のお支払いについて
本文例
株式会社〇〇
△△部 □□様
いつもお世話になっております。株式会社△△の（氏名）です。
先日お送りしております請求書につきまして、支払期限を過ぎましたため入金状況を確認しております。
2026年〇月〇日時点で弊社ではご入金を確認できておらず、ご連絡いたしました。
請求書番号：INV-202607-01
件名：△△案件
金額：〇〇円（税込）
支払期限：2026年〇月〇日
すでにお手続き済みでしたら、行き違いにて失礼いたしました。
ご状況をご確認のうえ、ご返信いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
初回は「未払いです」と断定するより、「弊社で未確認のため状況をご確認いただけますか」と置く方が、相手も返信しやすくなります。請求書送付メール自体を見直したい場合は 請求書をメールで送るときの例文 も合わせて確認してください。
やわらかい再通知メールの例
初回確認後も返信や入金が見えない場合は、前回連絡日を明示したうえで、支払予定日や事情共有をお願いする形にします。ここでも一方的な断定は避け、相手が「いつまでにどう返せばよいか」が分かる形にします。
件名の例
- 【再確認】ご請求のお支払い状況について
- 【再送】請求書 No.1234 お支払いのご確認
- 〇〇案件 お支払い予定日ご共有のお願い
本文例
株式会社〇〇
△△部 □□様
いつもお世話になっております。株式会社△△の（氏名）です。
2026年〇月〇日にご確認のお願いをお送りしました請求書につきまして、その後も弊社でご入金を確認できておりません。
お忙しいところ恐縮ですが、お支払い予定日をご共有いただけますでしょうか。
請求書番号：INV-202607-01
金額：〇〇円（税込）
支払期限：2026年〇月〇日
振込先：〇〇銀行〇〇支店 普通 1234567 カ）△△
もしお手続き済みでしたら、行き違いにて申し訳ございません。
2026年〇月〇日までにご一報いただけますと助かります。
何卒よろしくお願いいたします。
再通知では、請求書を添付し直すか、少なくとも請求書番号と金額を再掲して、相手が前のメールを探し直さなくて済むようにするとやり取りが短くなります。請求書の内容自体を修正する必要がある場合は、催促ではなく 訂正・差し替えの案内 に切り替えます。
最終確認メールの例
初回確認・再通知の後も反応がない場合は、社内の締切や次の対応判断に必要なため、返信期限を切って最終確認します。ただし、いきなり法的措置の文言へ進むと関係悪化のリスクが高いため、通常は「いつまでに連絡がほしいか」「連絡がない場合は電話確認するか」を先に示す方が実務的です。
件名の例
- 【ご対応確認】未入金分のお支払いについて
- 【最終確認】請求書 No.1234 のお支払い状況
- 〇〇案件 お支払いに関するご返信のお願い
本文例
株式会社〇〇
△△部 □□様
度々のご連絡失礼いたします。株式会社△△の（氏名）です。
請求書 No.1234 につきまして、これまでご確認のお願いをお送りしておりますが、現時点でご入金およびご返信を確認できておりません。
請求書番号：INV-202607-01
件名：△△案件
金額：〇〇円（税込）
支払期限：2026年〇月〇日
お手数ですが、2026年〇月〇日までにご状況またはお支払い予定日をご返信いただけますでしょうか。
メールでの確認が難しい場合は、お電話でご連絡いただいても問題ございません。
すでにお手続き済みでしたら、行き違いにて失礼いたしました。
何卒よろしくお願いいたします。
最終確認でも、まずは返信期限と連絡窓口を明確にするだけで十分なことが多いです。より強い対応が必要かどうかは、契約条件、継続取引かどうか、社内方針を確認してから別途判断してください。
催促メールに入れておきたい項目チェックリスト
- 請求書番号、案件名、対象期間
- 請求金額（税込か税抜かも分かる形）
- 支払期限と、何日時点で未確認か
- 振込先情報、必要なら振込手数料負担
- 前回連絡日と、今回ほしい返答
- 行き違いで入金済みの可能性への配慮
- 請求書再添付の有無
見積から納品・請求までの流れを案件単位でそろえておくと、催促メールでも件名や金額の取り違えが起きにくくなります。全体の順番を見直したい場合は 見積から請求までの流れ6ステップ も役立ちます。
よくある質問
入金催促メールはいつ送るのがよいですか？
一般的には、支払期限の翌日から数日以内に初回確認を入れる形が使いやすいです。早すぎると行き違いが多く、遅すぎると社内処理も後ろ倒しになりやすいため、まずは翌日から数日以内の確認メールを基準にすると整理しやすくなります。
請求書をもう一度添付した方がよいですか？
相手が前回メールを探し直さなくて済むため、再通知以降は請求書PDFを再添付する方が親切です。ただし、請求書内容に誤りがあるなら再送ではなく訂正版として送り直します。
メールだけでなく電話もした方がよいですか？
急ぎなら電話を併用して問題ありませんが、先にメールで請求書番号・金額・支払期限を残しておく方が、後から認識をそろえやすくなります。電話を入れる場合も「先ほどメールをお送りしました」とつなげると伝わりやすいです。
参考
- Bill One「入金催促はどう伝えるのが効果的？やんわりとした催促メールの書き方」
- Scalebase「請求書の未払いへの対応方法｜入金催促メールの書き方・例文も紹介」
- マネーフォワード クラウド会計「入金催促メールの2回目の内容はどうすればいい？例文と合わせて解説」
- マネーフォワード クラウド会計「法的措置という表現に注意！催促・督促メールの書き方を解説」
請求書番号、金額、支払期限を案件ごとにそろえて残せると、催促メールでも毎回探し直さずに済みます。育つ見積の見積書・請求書の作成フロー なら、見積から請求まで同じ案件情報で追いやすくなります。
まとめ
- 初回は確認、2回目は再通知、最終確認は返信期限提示という順で温度を上げる
- 請求書番号、金額、支払期限、振込先、行き違いへの配慮を毎回そろえる
- 再通知以降は請求書を再添付する方が親切だが、内容誤りなら訂正版へ切り替える
- いきなり強い文言へ進まず、まずは返信期限と相談窓口を明確にする
- 送付メールや支払期限の記事も合わせて確認すると、催促メールの前提をそろえやすい
